Beschlaghersteller WSS macht Versionssprung beim Warehouse-Management-System viadat

Gleich mehrere Versionen übersprang Wilh. Schlechtendahl & Söhne beim Update seines Warehouse-Management-Systems. Dank umfassender Vorbereitung durch die Software-Experten von viastore und einer frühzeitigen, intensiven Einbindung aller Mitarbeiter konnte die neue Version dennoch übers Wochenende aufgespielt werden – ohne dass die Verfügbarkeit des Hochregallagers gefährdet wurde. In einer zweiten Phase wird viadat zudem auf alle Lagerbereiche ausgeweitet – und so die Effizienz in den Logistikprozessen noch einmal deutlich erhöht.

System-Updates sind immer so ein Ding – wohl jeder hat schon einmal erlebt, dass sein PC oder Smartphone nach dem Aufspielen der neusten Software-Version erst mal Probleme macht, das Zusammenspiel zum Beispiel mit weiteren Applikationen nicht mehr reibungslos funktioniert. Auf der anderen Seite stehen mit Software-Updates aber auch neue Funktionen zur Verfügung und nur die aktuellsten Versionen versprechen hohen Schutz gegen Cyberattacken.

Zwei Stunden Puffer, dann steht alles

Während es beim persönlichen Computer noch verschmerzbar ist, wenn die Update-Phase nicht ganz glatt verläuft, kann es bei in Unternehmen eingesetzten Programmen äußerst kritisch werden. Zum Beispiel bei Warehouse-Management-Systemen, die sämtliche Ein- und Auslagerprozesse eines Lagers steuern: „Würde bei uns die Software zur Steuerung der Prozesse im Hochregallager ausfallen, würde bei uns nach zwei, spätestens drei Stunden die Produktion stillstehen“, erzählt zum Beispiel Guido Lücker, Sprecher der Geschäftsführung bei Wilh. Schlechtendahl & Söhne, kurz WSS.

Hersteller und Händler

Das Unternehmen entwickelt und produziert mit rund 300 Mitarbeitern Beschläge für anspruchsvolle Tür-, Glas- und Fenstertechnik im gewerblichen Hochbau sowie für die Anwendung in Verbindung mit Stahl- und Aluminiumprofilen als Fassadenlösung. Die Produkte werden zum einen an Metallbauer geliefert, zum andere an sogenannte „Systemer“, also Hersteller von Fenster- und Fassadensystemen, die die WSS-Beschläge in ihren Lösungen einsetzen. Das Hochregallager spielt dabei eine zentrale Rolle, so Lücker: „Zum einen versorgt es die Fertigung mit zugekauften Teilen sowie den bei uns gefertigten Baugruppen und Produkten, zum anderen werden aus dem Hochregallager heraus die Versandaufträge für die Kunden kommissioniert.“ Dabei werden die eigenen Produkte von WSS mit zugekauften Handelsprodukten „verheiratet“, wie Guido Lücker es nennt. Wobei das Unternehmen durchaus im Wettbewerb mit klassischen Beschlagshändlern steht. „Wir versenden zwischen 400 und 600 Pakete jeden Tag“, schildert Lücker. „Das heißt, wir brauchen eine Logistikkompetenz, die normalerweise ein Hersteller nicht benötigt.“ WSS agiert vielmehr als ein One-Stop-Shop, in dem der Metallbauer alle Produkte findet, um seine Aufgabe zu lösen. „Dabei ist eine kurze Lieferzeit bei Standardprodukten ein wichtiges Wettbewerbskriterium.“ Ziel des Unternehmens ist es, bestellte Artikel am nächsten, spätestens am übernächsten Tag auszuliefern. „Entscheidend dafür ist letztlich die Produktivität, wie gut organisiert die Kommissionierung im Sinne der Effektivität und Effizienz ist.“

WMS arbeitet seit zwölf Jahren zuverlässig

Dabei spielt das Warehouse-Management-System eine entscheidende Rolle, denn anders ließen sich die Aufträge bei der Vielzahl an Produkten nicht effizient kommissionieren – WSS führt immerhin rund 7.000 gängige Produkte, insgesamt 28.000. Die 25.500 Tablar-Stellplätze des Hochregallagers werden mit viadat verwaltet, dem Lagerverwaltungssystem von viastore. Der Stuttgarter Experte für automatische Lagersysteme hat das Hochregallager bereits im Jahr 2002 realisiert. In den Jahren 2012 und 2013 wurde das Lager noch einmal um drei Kommissionierplätze auf heute sechs erweitert, wobei auch das WMS auf die damals aktuelle Version viadat 5.4 upgedatet wurde. „Seitdem ist das System zuverlässig und stabil gelaufen“, erklärt Robin Fasel, Geschäftsführer bei WSS. „Gab es Probleme, konnten unsere eigenen IT-Fachleute oder die Experten von viastore sie schnell lösen.“

Schutz vor Cyberattacken

Doch nach zwölf Jahren wurde viadat 5.4 abgekündigt, mittlerweile lautet die Versionsnummer 9.3. WSS entschied sich daher für ein Upgrade auf die aktuelle Version. „Damit können wir weiterhin mit einer permanent gepflegten Software arbeiten“, sagt Guido Lücker. Das ist allein aufgrund der geforderten hohen Verfügbarkeit essenziell, wie der Sprecher der Geschäftsführung weiter betont: „Die größte Bedrohung für uns ist Cybercrime – eine ständig aktualisierte Version ist der beste Schutz dagegen, das Sicherheitsniveau bleibt so kontinuierlich hoch.“

Neue Funktionen nutzen

Ein weiterer konkreter Nutzen des Upgrades auf viadat 9.3 ist die leichte Individualisierbarkeit des Systems, wie Mario Schütz, IT Project Manager bei viastore, erklärt: „Einfache Funktionalitäten können wir deutlich schneller und einfacher umsetzen als mit den alten Versionen.“ Grundsätzlich ist das Lagerverwaltungssystem durch Konfiguration schnell implementiert und deckt mit mehr als 2.500 Logistik-Funktionen bereits im Standard die meisten Anforderungen ab. Doch darüber hinaus sind auch individuelle Erweiterungen möglich.

Nutzer mit einbeziehen

Zudem lässt sich die selbsterklärende Benutzeroberfläche individuell gestalten: „viastore hat für uns User problemlos spezielle individuelle Anpassungen vorgenommen“, erläutert André Pircher. Er ist einer der am Anfang des Upgrade-Projektes von WSS benannten Key-User – als solcher wurde er speziell von viastore auf die neue Software-Version geschult und stand anschließend den anderen Mitarbeitern bei der Einführung mit Rat und Tat zur Seite. Eine derartige frühe Einbindung der Mitarbeiter in ein solches Projekt ist für Robin Fasel ein wichtiger Erfolgsfaktor: „Gegen den Willen der mit der Software Arbeitenden so etwas zu versuchen, ist ein relativ steiniger Weg. Daher ist es wichtig, ihnen schon früh die Vorteile aufzuzeigen und sie beim Projekt von Beginn an mit einzubeziehen.“

Vorbereitung ist wichtig

Die eigenen Mitarbeiter sind das Eine. „Der gesamte Prozess war aber auch von viastore sehr gut vorbereitet“, berichtet Lücker. Dazu gehören zwei Schulungstage für alle Mitarbeiter, die mit viadat arbeiten. Außerdem stand nach dem Go-Life ein viastore-Experte eine Woche vor Ort für Fragen und Tipps zur Verfügung. Zudem hat viastore das gesamte System einen Monat vor der eigentlichen Umstellung bereits auf der Anlage testen können, wie Mario Schütz erzählt: „Wir konnten zum Beispiel die Materiaflussrechner oder das Zusammenspiel mit dem ERP-System mit der neuen Software durchtesten.“ Die dabei entdeckten Probleme konnten so behoben werden, bevor das System produktiv geschaltet wurde.

Zukünftig werden alle Lager einbezogen

Dabei war das eigentliche Upgrade nur die erste Stufe des gesamten Projektes. In einer zweiten Projektphase, wenn auch das ERP-System aktualisiert wurde, sollen die Aufgaben von viadat noch einmal deutlich erweitert werden, wie Lücker erklärt: „Bisher war viadat ausschließlich für das Hochregallager zuständig. Zukünftig wollen wir auch alle anderen Lagerbereiche von der Software steuern lassen.“ Dazu gehören diverse Fachbodenregale, Paletten-Regallager und der sogenannte Supermarkt, in dem Kleinteile wie Schrauben für die Fertigung gelagert werden. Diese Lager werden zurzeit noch über das ERP-System verwaltet. Von der Steuerung aller Lagerbereiche durch viadat verspricht WSS sich eine automatische Optimierung zwischen den verschiedenen Lagern, zum Beispiel auf Basis der Umschlaghäufigkeit oder anderer Parameter. „Das kann unser ERP-System nicht leisten, ein Lagerverwaltungssystem wie viadat bietet dabei einfach logistische Vorteile“, meint Lücker. So sollen Lagerflächen besser ausgelastet und die Arbeitszeiten der Lagermitarbeiter effizienter genutzt werden, zum Beispiel durch eine kontinuierliche Wegeoptimierung. „Unser Ziel ist es, damit die Effizienz in unserer Logistik zu steigern und höhere Durchsätze bei der Kommissionierung zu erreichen“, erklärt Guido Lücker. „Zudem versprechen wir uns von der Begleitung eines auf Logistik spezialisierten Softwarehauses auch zusätzliche Features, die ein ERP-System nicht leisten kann“, bemerkt Lücker.

Upgrade erfolgreich

Für WSS ist das Upgrade des Warehouse-Management-Systems also gut gelaufen: „Mit viastore haben wir einen Partner, bei dem dieses zentrale Element unserer Logistik in guten Händen ist. Dank der guten Vorbereitungen seitens viastore und der frühen Einbeziehung der Mitarbeiter erfolgte das Go-Life innerhalb eines Wochenendes völlig problemlos“, berichtet Lücker. „Ein nicht zu unterschätzender Erfolg, wenn man ohne große Hindernisse von einer Version gleich mehrere Stufen nach oben upgradet und es sofort funktioniert.“